Privacy Policy

ITALVECO S.r.l. — Corso Cavour 17, 27100 Pavia (PV), Italia — P.IVA / C.F. 02075070181 — REA PV – 243604 — PEC italveco@pec.italvecois.com. Dominio ufficiale della piattaforma: heyamanda.eu.

Per qualunque richiesta in materia di protezione dei dati personali è possibile scrivere a privacy@heyamanda.eu oppure, ove appropriato, all'indirizzo PEC sopra indicato.

Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO); non è pertanto indicato alcun recapito dedicato.

Nell'utilizzo di Amanda si possono distinguere due ambiti, con ruoli diversi:

A. Trattamenti effettuati da ITALVECO S.r.l. per proprie finalità. Riguardano la gestione degli account e dell'autenticazione, l'erogazione e la manutenzione della piattaforma, la sicurezza e la prevenzione degli abusi, l'assistenza agli utenti, la gestione del rapporto contrattuale con il cliente, gli adempimenti amministrativi, fiscali e di legge, nonché la tutela e la difesa dei propri diritti. In relazione a tali attività ITALVECO S.r.l. agisce, ove applicabile, in qualità di titolare del trattamento.

B. Dati trattati attraverso Amanda per conto del cliente. Sono i dati che il cliente (Property Manager o impresa di servizi) inserisce o fa confluire nella piattaforma nell'ambito della propria attività: utenti interni e operatori, immobili e istruzioni di accesso, prenotazioni ed eventuali nominativi degli ospiti, interventi, checklist, segnalazioni, note, foto e video, dati provenienti dalle integrazioni attivate. Per questi trattamenti le finalità e le modalità sono determinate dal cliente; ITALVECO S.r.l., ove applicabile, opera come responsabile del trattamento e il rapporto tra le parti dovrà essere disciplinato ai sensi dell'art. 28 GDPR e degli accordi contrattuali applicabili.

Account e autenticazione. Indirizzo email, password in forma cifrata (mai in chiaro), stato di conferma dell'email, data dell'ultimo accesso, eventuali dati forniti in fase di registrazione o di invito (nome e cognome, tipologia di account, nome dell'organizzazione). In caso di accesso con Google, i dati identificativi minimi trasmessi dall'account Google.

Profili utente e utenti interni. Nome, cognome, indirizzo email, telefono, ruolo e permessi, organizzazione di appartenenza, stato di attivazione. Ciò vale per i titolari degli account Property Manager e impresa, per i membri del team del Property Manager e per responsabili e operatori delle imprese, inclusi gli eventuali perimetri di immobili assegnati.

Dati aziendali e documenti. Ragione sociale, nome commerciale, partita IVA, codice fiscale, rappresentante legale, email e telefono aziendali, indirizzo, oltre ai documenti caricati dall'utente (es. documento d'identità del rappresentante legale, visura). I documenti sono conservati in archivi non pubblici, accessibili secondo le regole di visibilità della piattaforma.

Dati operativi. Anagrafica degli immobili con note e istruzioni di accesso, prenotazioni con date di check-in e check-out ed eventuali dati minimi dell'ospite solo se inseriti manualmente dal cliente, interventi con stato, assegnazioni, durata e importi concordati, checklist e relativi esiti, eccezioni e segnalazioni, note libere, fotografie e video caricati a documentazione del servizio.

Dati ricevuti dalle integrazioni esterne (gestionali/PMS, channel manager e calendari iCal). Amanda applica un principio di minimizzazione tecnicamente vincolante: sia dai gestionali e channel manager (PMS) collegati tramite API, sia dai calendari iCal, la piattaforma riceve e conserva soltanto le date di soggiorno (check-in e check-out), l'eventuale ora di check-out, il numero di ospiti quando la sorgente lo espone e gli identificativi tecnici necessari a riconoscere la prenotazione. Non sono mai acquisiti, né dal gestionale né dal calendario, nomi o riferimenti nominativi dell'ospite, contatti (email, telefono), prezzi, importi o dati di pagamento, documenti d'identità o altri dati personali dell'ospite, anche quando il sistema di origine li renderebbe disponibili. Eventuali dati dell'ospite sono presenti nella piattaforma solo se un utente del cliente li inserisce manualmente, sotto la propria responsabilità.

Log, audit e notifiche. Registro delle attività e dello storico degli stati delle operazioni compiute nella piattaforma (con indicazione dell'utente e del momento), notifiche applicative destinate agli utenti, log tecnici lato server generati dall'infrastruttura per sicurezza e diagnostica, email transazionali di servizio.

Messaggi dell'assistente informativo. La piattaforma mette a disposizione una chat di assistenza, accessibile anche ai visitatori non registrati, che risponde a domande sul funzionamento di Amanda. In conformità all'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 ("AI Act"), l'utente è informato, direttamente nell'interfaccia della chat, che l'assistente è un sistema di intelligenza artificiale automatizzato e non un operatore umano. Per generare la risposta, il testo dei messaggi scritti nella chat viene trasmesso al servizio di intelligenza artificiale che alimenta l'assistente. All'assistente non è consentita alcuna consultazione della banca dati: i messaggi non sono collegati all'identità di chi scrive né ai dati della sua organizzazione, e la piattaforma non conserva una trascrizione delle conversazioni oltre la sessione in corso. Le singole richieste possono risultare nei log tecnici del servizio che le elabora, con le medesime finalità di sicurezza e diagnostica degli altri log.

Registrazioni delle accettazioni e dei consensi. All'accettazione dei Termini e Condizioni e della Privacy Policy sono registrati il documento e la versione accettati, l'indirizzo e-mail, l'organizzazione di appartenenza e la data e l'ora dell'accettazione; ne viene inoltre generata e conservata in un archivio non pubblico una copia in PDF dei documenti nella versione allora sottoscritta, che viene allegata all'e-mail di benvenuto. Per il consenso facoltativo a ricevere comunicazioni informative e promozionali sono conservati lo stato attuale e lo storico delle variazioni, con l'indicazione del momento della concessione e della revoca e la versione dell'informativa vigente al momento della scelta.

L'inserimento di dati personali degli ospiti o di terzi eccedenti quanto necessario alla gestione dell'intervento è rimesso alle scelte e alla responsabilità del cliente, che è invitato a limitarsi ai dati indispensabili. Amanda non richiede il caricamento di categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR.

Creazione e gestione dell'account, erogazione della piattaforma, gestione degli inviti e dell'assistenza: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR); per gli utenti interni e gli operatori invitati dal cliente, il trattamento è necessario per l'esecuzione del contratto con l'organizzazione di appartenenza e, ove applicabile, si fonda sul legittimo interesse alla corretta erogazione del servizio.

Sicurezza, autenticazione, prevenzione di accessi non autorizzati e abusi, registro delle attività, tutela e difesa dei diritti: legittimo interesse del titolare (art. 6.1.f GDPR).

Adempimenti amministrativi, contabili, fiscali e di legge: obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).

Consenso (art. 6.1.a GDPR): utilizzato soltanto laddove una specifica attività lo richieda effettivamente: il consenso facoltativo, revocabile in qualsiasi momento, a ricevere comunicazioni informative e promozionali, e il caricamento su richiesta del contenuto di Google Maps nell'area riservata. L'utilizzo di Amanda non è subordinato al rilascio di un consenso generico.

Accettazione dei documenti contrattuali. L'accettazione di Termini e Condizioni e della Privacy Policy richiesta in fase di registrazione non costituisce un consenso autonomo: si fonda sull'esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) e la relativa registrazione ha finalità probatorie.

Per i dati trattati per conto del cliente (ambito B), l'individuazione della base giuridica compete al cliente in qualità di titolare.

I dati possono essere trattati da fornitori di servizi tecnici che operano per conto di ITALVECO S.r.l. o, nei casi indicati, come autonomi titolari. Sono coinvolti esclusivamente i seguenti servizi, secondo l'utilizzo effettivo:

Come consentito dall'art. 13.1.e GDPR, che ammette l'indicazione dei destinatari anche per categorie, i fornitori che erogano e ospitano materialmente la piattaforma sono identificati per ruolo e categoria di servizio. Resta fermo che con ciascuno di essi ITALVECO S.r.l. ha in essere un accordo che ne qualifica il ruolo, in particolare come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.

I dati possono inoltre essere comunicati a consulenti e professionisti per adempimenti amministrativi, contabili e legali, e ad autorità competenti quando ciò sia richiesto dalla legge. Non è effettuata alcuna cessione di dati a fini pubblicitari.

Alcuni fornitori possono operare, in tutto o in parte, al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento avviene sulla base delle garanzie previste dal Capo V del GDPR, quali decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea.

All'interno della piattaforma la visibilità dei dati è segmentata per organizzazione e per ruolo: i dati di un cliente non sono accessibili ad altri clienti. In presenza di un'associazione tra un immobile e un'impresa di servizi, quest'ultima accede alle informazioni necessarie all'esecuzione degli interventi assegnati.

Alla data della presente informativa Amanda non utilizza strumenti di analytics, pixel pubblicitari o sistemi di profilazione. In particolare non sono presenti Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel o altri tracker di marketing, né strumenti di analisi comportamentale. Non viene effettuato alcun processo decisionale automatizzato che produca effetti giuridici sugli interessati.

Non risulta inoltre collegato alcun servizio di invio di comunicazioni promozionali: il consenso facoltativo raccolto nella registrazione e nelle impostazioni è registrato, consultabile e revocabile in qualsiasi momento, in attesa di eventuali future integrazioni con piattaforme di email marketing. L'assistente informativo non utilizza le conversazioni della chat per profilare gli interessati.

I dati personali sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono trattati e, ove applicabile, per i successivi periodi richiesti da obblighi normativi o contrattuali, oppure necessari per la tutela dei diritti del titolare e degli interessati.

Per i dati trattati per conto del cliente, la conservazione può dipendere anche dalle istruzioni impartite dal cliente e dal rapporto contrattuale in essere. Alcuni contenuti, come il registro delle attività e lo storico degli stati delle operazioni, sono mantenuti per finalità di tracciabilità e sicurezza. La piattaforma non applica, allo stato attuale, meccanismi di cancellazione automatica programmata dei dati.

Registrazioni delle accettazioni e dei consensi. Le registrazioni dell'accettazione di Termini e Condizioni e della Privacy Policy, le copie PDF dei documenti nella versione sottoscritta e le registrazioni del consenso alle comunicazioni informative e promozionali sono conservate, per finalità probatorie, per tutta la durata del rapporto e anche successivamente alla sua cessazione, per il tempo necessario alla tutela dei diritti del titolare e dell'interessato. La revoca del consenso alle comunicazioni promozionali interrompe ogni eventuale invio futuro ma non elimina la registrazione delle scelte effettuate, che resta come prova del consenso prestato e della sua revoca.

Nei limiti e alle condizioni previsti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR, l'interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione al trattamento e portabilità dei dati. Quando un trattamento è basato sul consenso, il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato in precedenza.

Le richieste possono essere inviate a privacy@heyamanda.eu oppure, ove appropriato, a italveco@pec.italvecois.com. Le richieste sono gestite tramite tali canali di contatto: la piattaforma non mette attualmente a disposizione funzioni self-service di esportazione o cancellazione dei propri dati.

Se l'interessato è un utente interno, un operatore o un soggetto i cui dati sono stati inseriti da un cliente di Amanda, la richiesta va rivolta in primo luogo all'organizzazione che utilizza la piattaforma, in quanto titolare di quel trattamento; ITALVECO S.r.l. presterà la collaborazione necessaria nei limiti del proprio ruolo.

L'interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente, in Italia il Garante per la protezione dei dati personali, o di ricorrere all'autorità giudiziaria.

Amanda adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui la trasmissione cifrata dei dati, la conservazione delle password in forma cifrata, la segmentazione degli accessi per organizzazione e ruolo, regole di autorizzazione applicate a livello di banca dati e di archivio dei file, e la registrazione delle attività rilevanti.

Le informazioni su cookie, localStorage e sessionStorage utilizzati dalla piattaforma sono riportate nella Cookie Policy, che costituisce documento separato e integrativo della presente informativa.

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche tecniche della piattaforma, l'attivazione di nuove integrazioni o evoluzioni normative. Le versioni aggiornate sono pubblicate su questa pagina.